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固定资产管理软件

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固定资产管理软件

固定资产管理软件

一、固定资产管理软件引言

 

随着企业单位或者政府行政事业单位的扩展,以及管理水平的提高,其内部固定资产的数量也是逐年增加的,不管是固定资产配置密集型的制造型企业还是政府行政事业单位,要使其正常的、良性的、高效的运转,都离不开对其内部的固定资产进行有效的使用和规范化的配置、统计、查询等管理。

 

当企业单位或者政府行政事业单位的固定资产管理人员在进行机构内固定资产清理时,由于固定资产分布广、数量多,管理起来很困难;各分支机构上报的固定资产信息往往滞后,数据信息不集中,不全面、掌握的数据不准确;总行每年的固定资产购置预算如同虚设,出现固定资产重复购买,大量超支的情况;总部内部固定资产管理成本增加,运营成本升高,固定资产流失隐患加重。

 

企业单位或者政府行政事业单位的固定资产主要是车辆、办公设备、无形资产、服务器、计算机、办公家具等设备,在目前的固定资产管理上主要采用财务系统的固定资产管理系统,无法实现真正的固定资产合理科学的管理。

 

 

二、目前固定资产管理存在的问题

 

1.  固定资产管理手段滞后

 

固定资产盘点是固定资产管理工作中不可缺少的重要环节,它起到了对固定资产实物帐面核对和反映固定资产状态的作用,对工作起到了现场校验、监督的作用。大部分企业在固定资产盘点工作上目前还是完全依靠人工来进行盘点,管理手段滞后,盘点效率、正确率较低,进行了大量的重复劳动,后期数据统计和报表制作工作量大,整个盘点周期长。往往出现固定资产还没有盘点清楚,有些固定资产又出现变动或购置的情况。固定资产在使用过程中管理人员只能比较理论地通过系统来进行管理,固定资产实际的使用状态及状况无法得到及时、准确地反馈。

 

2. 固定资产管理责任制不完善

 

由于固定资产管理工作没有责任到人,在使用固定资产时,企业普遍存在工作人员只是为使用而使用,并不关心这固定资产由谁负责保管、每位员工对自己负责保管的固定资产的实际情况也并不清楚。固定资产管理责任制的不完善直接导致固定资产利用率低,极易出现重复购置、固定资产流失等问题。

 

3. 分散的固定资产难以管理

 

固定资产数量庞大、地域分散,信息的不准确、不及时,使管理人员或业务人员很难及时了解到固定资产状态:如数量、组成组件、存放地点、使用企业、使用部门、责任人、使用状态等。

 

4. 无法实现实时监管

 

管理人员、责任人员不能够实时的查询到固定资产当前实际状态,无法快速进行预算审批、业务审批、领导决策等工作。

 

三、加强固定资产管理的必要性

 

1.  确保企业持续健康发展的必然要求

 

固定资产、低值易耗品作为企业固定资产的重要组成部分,是企业财务管理中的重中之重,也是企业管理中最繁琐最消耗人力物力资源的部分。

 

由于固定资产具有价值高,使用周期长、使用地点分散等特点,在实际工作中就很难做到帐、卡、物的一一对应,这就给实物的使用、监管、变更、置换、维护、损耗、盘点、清理等工作带来了一定的难度。也对建立在其基础之上的数据报表统计、固定资产结构分析、固定资产评估以及企业上市重组等方面有着直接或间接的影响,对企业的发展起着决定性的作用。

 

2. 是适应企业快速发展的必然要求

 

随着单位规模、固定资产数量和人员的增多,原有的固定资产管理模式已经远远滞后于企业单位或者政府行政事业单位发展的需要,引进先进的固定资产管理模式,对固定资产进行高效、准确的管理,成为企业快速健康发展的必然要求。

 

四、固定资产管理软件的目标

 

1.  固定资产的分类管理

 

对固定资产进行科学的统一分类是行政企事业企业固定资产管理工作中相当重要的首要步骤和基础,有助于实现管理的条理化、数据的统计分析、与财务人员的账目核对。国家对固定资产的分类曾经出台过相关标准,按国家规定的固定资产类别对固定资产进行分类更有利于与财务或其它系统衔接。

 

2. 固定资产管理责任到人

 

企业内部固定资产的所有权是企业,而固定资产的使用却遍布企业的各个角落,涉及企业的每一个员工,仅靠几个固定资产管理员要管好数量如此之大,分布如此之广的固定资产是困难的。在固定资产管理工作中,不仅仅要把固定资产管理工作视为某个部门或某几个人的工作职责,还要将固定资产管理工作责任到人,每个工作人员都要时时了解自己使用、保管的固定资产状况,实现谁领用、谁保管、谁负责,进行固定资产的全员管理。

 

3. 固定资产使用状态的实时掌握

 

对于在用的固定资产,要对其整个生命周期内所发生的所有信息进行记录,通过简便易行的方式实现对固定资产使用状况的实时动态掌握,方便进行固定资产的维修、年检、合理配置等,避免浪费。

 

4. 实现方便快捷的盘点

 

在固定资产管理过程中,盘点是非常重要的环节。要改变以往效率低、错误率高的手工盘点方式,利用现代化的管理方式和管理手段,实现高效、快捷的现代化盘点,尽量减少盘点成本。在盘点过程中,管理员要全面、清晰的掌握固定资产的信息,经过统计整理出盘点数据。通过对盘点数据的进一步分析,可以了解固定资产的产品质量、返修概率等情况,为改善固定资产的结构提供参考和依据。

 

5. 财务系统的畅通对接

 

固定资产管理系统要与财务系统实现畅通的数据对接,实现两个系统之间数据的互相导入与导出。并可查询到各种统计报表。报表可以反映出固定资产的统计数据,为管理员提供固定资产管理宏观的数据信息,同时报表也是固定资产管理员与财务人员对帐的依据。

 

随着业务和规模的日益扩展,以及管理水平的不断提高,使用科学的、先进的固定资产管理方法和系统,对行政事业/企业单位发展有着极其重要的影响。

 

五、固定资产管理软件概述

固定资产管理软件
 

固定资产管理软件采用迄今为止最先进、实用的RFID自动识别技术采集数据,支持RFID电子标签作为固定资产标识,此系统极大地提高了固定资产管理部门的工作效率,摆脱了繁重的手工劳动,实现了固定资产整个生命周期的运营管理。

 

不同于以往以财务管理为主的固定资产管理软件固定资产管理软件在充分调查研究的基础上,采用工作流管理,实现固定资产的申购、借用、盘点、出入库等相关功能,跟踪固定资产整个生命周期内的使用情况,提供多种报告以对固定资产使用情况、流转情况、折旧情况、需求统计等作出多角度的分析以支持企业的固定资产管理,同时提供了财务系统集成等相关内容。

 

该系统采用B/S结构,My SQL数据库。具体运作模式是将数据库安装在企业的数据库服务器上,只需安装使用就可以了,不用考虑数据维护、灾备等问题。

 

实现企业对固定资产实物的各项管理工作,实施数据集中式管理。这样不仅节省了各分/子公司单独安装数据库,数据库维护、数据灾备等等问题及费用,又方便管理、升级、维护。另外,数据共享问题也非常容易解决,适应多层次、多级次、跨地域的行业性、集团性用户使用。

 

同时,固定资产管理软件具备强大的可拓展性。可根据用户需求自动调整界面是否显示或布局等;高效的功能扩展可自定义字段,强大的数据分析可自定义模型,用户权限管理用户可自定义;可对接各大固定资产软件,与金蝶用友等固定资产财务模块进行完美衔接。

 

六、应用拓扑图

固定资产管理软件
 

七、固定资产管理软件操作流程

 

1.  统计固定资产,列出固定资产清单表;

 

2. 固定资产管理软件根据固定资产的数量,批量生产固定资产标签,并完成RFID标签写码及打印工作(如:A0000001-A0003000)。标签样式如下:

 

固定资产管理软件
 

3. 根据固定资产清单表,按照固定资产种类或部门有序分配标签号,生成固定资产信息对应表,导入固定资产管理软件,完成固定资产信息绑定;如下图:

 

固定资产管理软件
 

4. 根据固定资产信息对应表正确粘贴标签,粘贴后进行对外观和手持机读取检验,避免粘错或粘坏标签,保证粘贴无误;

 

5. 贴标完成,系统可开始正常运作走流程;

 

6. 新增物资,同样按照固定资产种类或部门有序分配标签号,更新固定资产信息对应表,导入固定资产管理软件,完成资产信息绑定;

 

7. 盘点前,在固定资产管理软件生成固定资产盘点表。手持机移动终端通过无线或有线下载固定资产盘点表,可全盘或按部门进行盘点。盘点过程中,可以直观看到盘点是否准确,或什么固定资产缺失。盘点完成后,手持机生成盘点差异表,支持无线或有线上传数据库;

 

八、固定资产效益分析

 

根据国际数据公司(IDC)针对多家全球财富500强中多家跨国企业和中国本土的调查显示,一个有效的、完善的固定资产管理解决方案可以帮助企业解决:

 

减少75%的审计成本

 

减少45%的设备“失踪”

 

减少50%的设备停机率

 

降低40%的备件库存

 

提高30%的资产使用率

 

延长10%的设备运行寿命

 

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盘点效率分析

 

九、固定资产管理软件的界面展示

 

 

 

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接口配置界面

 

 

 

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购置申请界面

 

 

 

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固定资产信息管理界面

 

 

 

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盘点计划界面

 

 

 

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用户界面

 

十、其它说明

 

1.  固定资产管理软件处理查询操作响应时间不超过10秒。

 

2. 固定资产管理软件对用户密码用MD5进行加密,以保证各级用户对系统访问的安全性。

 

3. 固定资产管理软件具有简单、易用,具有清晰的导航功能,使操作者快速找到自己想要执行的操作页面。

 

十一、硬件及耗材配置清单

 

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